Fatture, bolle di trasporto e documentazione varia possono essere conservate utilizzando solo supporti digitali con piena validità legale e fiscale ed ottenendo un considerevole risparmio in termini di tempo e di costi ed un’organizzazione più efficiente.
I-Sign Conservazione Sostitutiva è la consolidata soluzione per l’archiviazione sostitutiva sviluppata da Digitaltrust (www.digitaltrust.it) che permette all’azienda di eliminare tutta la documentazione cartacea in osservanza della normativa italiana, avendo il pieno controllo e disponibilità delle informazioni.
Con l’emanazione del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 (attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA) e del decreto del Ministero dell’economia e delle finanze 23 gennaio 2004 (modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto), è possibile smaterializzare elettronicamente anche i documenti con rilevanza fiscale.
I-Sign permette una semplice integrazione con i sistemi informativi aziendali e garantisce, grazie alla sua scalabile e consolidata architettura, il mantenimento in linea della documentazione conservata per più di 10 anni richiesti dalla normativa per la maggior parte dei documenti con rilevanza fiscale.
Oltre all’eliminazione della carta I-Sign Conservazione Sostitutiva permette una facile ricerca dei documenti richiesti e l’immediata disponibilità del documento in formato PDF, la gestione degli utenti e le numerose estensioni per area aziendale (amministrazione, tesoreria, acquisti…) permettendo all’azienda di avere sempre organizzati e disponibili in modalità centralizzata i documenti più rilevanti.
Benefici:
– Integrazione Semplice
– Risparmio: il costo di ogni singola fattura viene ridotto del 60%.
– Interoperabilità: grazie agli standard utilizzati e al linguaggio XML la portabilità ed il riuso sono garantiti.
– Sicurezza: copie di sicurezza su CD/DVD o share di backup presso sede remota.
Funzionalità:
– Indicizzazione documenti
– Visualizzazione documenti
– Ricerche semplici ed avanzate
– Generazione dinamica PDF
– Statistiche avanzate
– Notifiche via e-mail
– Gestione errori (errata corrige)
– Registro conservazioni
– Informazioni di sistema
– Gestione procedure
– Add-on per funzioni aziendali
– Plug-in di conversione formati
Obiettivi:
– Risparmio di inutile carta e di preziosi alberi
– Migliorare l’efficienza ed il controllo
– Eliminazione dei costi di stoccaggio e archiviazione tradizionale.
– Storico di tutti i documenti conservati visualizzabili tramite browser.
Configurazioni:
– Sistema aziendale, server interno all’organizzazione
– Sistema multi-azienda, un unico server, molteplici partizioni per altrettante ragioni sociali
– Servizio di conservazione in full outsourcing.
Manuale operativo:
Il sistema viene, su richiesta, corredato di un manuale operativo che rimane a disposizione del Responsabile della Conservazione che formalizza il processo di conservazione adottato.
Sicurezza:
Infrastruttura collaudata e sicura, controlli all’importazione e durante i processi critici.
Viene notificato al responsabile della conservazione la necessità di procedere all’archiviazione attraverso l’invio di un’ e-mail.
Ad ogni eventuale errore riscontrato il sistema spedisce un’ e-mail di notifica al Responsabile della conservazione.
Ambiente e Futuro:
Per produrre 1000 kg di carta sono necessari indicativamente: 15 alberi, 440.000 lt di acqua, 76,0 Mw. Pensate a quanti alberi è oggi possibile risparmiare utilizzando un sistema di conservazione sostitutiva.
Maggiori dettagli sono disponibili al seguente indirizzo:
http://www.digitaltrust.it/i-sign/I-Sign_archiviazione.php
Per calcolare il risparmio:
http://www.digitaltrust.it/i-sign/calcola/
Digitaltrust è la divisione aziendale dedicata alla sicurezza informatica di:
Internet Centre of Excellence S.r.l.
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